Cómo usar el diagrama de Gantt para acelerar su proyecto

diagrama de gantt

Un diagrama de Gantt es un gráfico de barras que se utiliza para representar visualmente el cronograma de un proyecto. Se utiliza en la gestión de proyectos para ilustrar tareas o actividades en relación con el tiempo. En términos muy simples, un diagrama de Gantt muestra qué tareas deben completarse y cuándo deben completarse.

Al crear un plan estratégico de negocios, o al emprender un nuevo proyecto, un Diagrama de Gantt siempre está presente. Si está comenzando un nuevo proyecto y no tiene un Diagrama de Gantt o ningún tipo de PERT anotado, entonces podría comenzar a reconsiderar cómo iniciar el proyecto en primer lugar.

Crear un diagrama de Gantt antes de comenzar un nuevo proyecto es como comprar un mapa antes de ir a una nueva ciudad. La mayoría de la gente no compra un mapa para planificar sus visitas porque cuesta más, requiere tiempo y planificación.

Algunas personas simplemente no compran un mapa porque les gustan las aventuras. Bueno, si ha viajado antes, entonces sabe que planificar con anticipación requiere una inversión inicial (tiempo y dinero), sin embargo, a la larga, resulta ser más rentable (es decir, puede ver más lugares en menos tiempo). Y las aventuras son agradables, siempre y cuando no tengas plazos estrictos que cumplir.

Del mismo modo, un diagrama de Gantt puede parecer una pérdida de esfuerzos al comenzar un nuevo proyecto. Sin embargo, a medida que avance, verá mejor cuáles son las diversas tareas, cuándo deben completarse y cuánto tiempo lleva cada actividad, por lo que utilizará su tiempo de manera más eficiente en lugar de perderse.

Historia del diagrama de Gantt

Sin entrar en muchos detalles, el Diagrama de Gantt fue inventado por Henry Laurence Gantt (Gantt. Shocker ¿no?) durante los años 1910-1915. Al principio, se utilizó para realizar un seguimiento del trabajo del empleado. Si el trabajador lograba cumplir con la cuota diaria se registraba con una barra negra. Cuando no se cumplía la cuota, se registraba con una barra roja. Convenientemente, luego evolucionó hacia un modelo basado en el tiempo en lugar de uno basado en la cantidad y fue utilizado durante la Primera Guerra Mundial por los estrategas estadounidenses.

La elaboración de diagramas de Gantt ha pasado por diferentes etapas:

  • Lápiz y papel  : al principio, los diagramas de Gantt se dibujaban en papel. Cualquier cambio en el flujo de actividades o la duración de las actividades requeriría volver a dibujar todo el diagrama de Gantt.
  • Aplicaciones de escritorio  : con la difusión de las computadoras personales, las aplicaciones de escritorio que estaban dirigidas a la gestión y programación de proyectos también permitieron la creación de diagramas de Gantt.
  • Aplicaciones basadas en la web  : el auge de Internet dio paso a las aplicaciones basadas en la web que permitieron a los gerentes de proyectos diseñar, crear y compartir diagramas de Gantt en menos tiempo y de una manera más agradable a la vista. Hoy en día, parecería imposible dibujar un diagrama de Gantt sin un software. De hecho, la mayoría de las aplicaciones de escritorio o basadas en la web que se utilizan para los diagramas de Gantt ofrecen varias plantillas desde las que empezar. También brindan a los usuarios sugerencias y minitutoriales sobre qué va, dónde y por qué.

Ejemplo de diagrama de Gantt

El siguiente ejemplo muestra un diagrama de Gantt típico para una startup basada en blockchain. En el lado izquierdo tenemos las diferentes tareas, ordenadas según su respectivo estado de desarrollo. El eje temporal se divide en meses y trimestres. En la parte inferior, puede encontrar la leyenda o las anotaciones necesarias para comprender el esquema de colores asociado con el Diagrama de Gantt. El resto se explica por sí mismo.

Estructura de un diagrama de Gantt

Los dos componentes comerciales principales de un diagrama de Gantt son las tareas y la duración de cada tarea respectiva.

Las tareas forman el eje vertical del gráfico y se escriben una debajo de la otra, de la misma manera que crearía una lista de tareas. La lista de tareas generalmente se divide en bloques de tareas más pequeños. Puede pensar en los diferentes bloques en diferentes etapas del desarrollo del proyecto. Por ejemplo, el primer bloque de tareas puede estar relacionado con Análisis y el segundo bloque puede tratar con Diseño. Por lo general, los diferentes bloques están codificados por colores, lo que significa que las tareas dentro del mismo bloque tienen el mismo color (y generalmente se encuentran una al lado de la otra).

Cada tarea tiene su respectiva barra horizontal que representa la duración de cada actividad/tarea. Los bordes de la barra horizontal indican la hora o la fecha en que debe comenzar y finalizar la tarea. No hace falta decir que las barras de duración horizontales forman el eje horizontal del diagrama de Gantt.

En última instancia, puede pensar en el diagrama de Gantt como una canalización codificada por colores de varios niveles que ilustra la red de precedencia de actividades/tareas con sus respectivas duraciones.

Tipos de diagramas de Gantt:

  • Diagramas de Gantt de progreso : la barra horizontal, que indica el tiempo requerido para una tarea o actividad, está sombreada hasta el punto en que se completó la tarea. El sombreado se hace comenzando desde la izquierda. Si, por ejemplo, una tarea está completa en un 75 %, la barra de duración de la tarea se sombreará ¾.

Es excelente para proporcionar una representación visual del progreso de cada tarea. De esta forma sabrás qué tareas están retrasadas. Si se suponía que una tarea terminaría la semana pasada pero solo se completó en un 60%, esto ya es una alerta roja para la administración y sabe que se debe tomar algún tipo de acción pronto.

  • Diagramas de Gantt vinculados : como su nombre indica, este tipo de diagrama de Gantt utiliza líneas para vincular/conectar tareas entre sí. Las líneas de conexión muestran que dos o más tareas tienen algún tipo de dependencia.

El problema con este tipo de diagrama de Gantt es que cuando un proyecto tiene varias tareas que dependen unas de otras, el diagrama puede abarrotarse. Funciona muy bien con flujos de trabajo simples , ya que casi no requiere capacitación ni experiencia para comprender y analizar un diagrama de Gantt. Sin embargo, cuando el flujo de trabajo es más complejo (es decir, hay más tareas interrelacionadas), se pierden los beneficios de una representación visual.

Cómo dibujar un diagrama de Gantt

Hay varias formas de dibujar un diagrama de Gantt hoy en día, y dibujarlo en papel definitivamente ya no es una opción. Debido a que los diagramas de Gantt se utilizan en la gestión de proyectos, al igual que la mayoría de los proyectos, han cambiado una y otra vez. Sería muy afortunado, y probablemente el primer gerente de la historia, si su equipo cumple con todos los plazos y completa todas las tareas a tiempo. E incluso si eso sucede, el alcance del proyecto siempre puede cambiar y la lista de tareas requerirá un rediseño.

Por lo tanto, la mayoría de los diagramas de Gantt se dibujan con software de computadora. A pesar de que existen muchas aplicaciones dedicadas para dibujar diagramas de Gantt, la mayoría de las herramientas visuales en línea le brindan recursos suficientes para tal tarea.

Hemos enumerado a continuación algunas de las aplicaciones más sencillas y rentables:

Microsoft Excel

Una de las formas más comunes de crear un diagrama de Gantt es MS Excel. Hay muchos tutoriales en línea que pueden enseñarte. En pocas palabras, comienza creando una tabla de tareas con sus respectivas fechas de inicio y finalización. Luego, haga un gráfico de barras horizontales a partir de la tabla de tareas que creó. En este punto, todo lo que tiene que hacer es dar formato al gráfico de barras para que se asemeje más a un diagrama de Gantt. Esto incluye formatear el tamaño de la celda, eliminar las líneas de celda del área del gráfico, eliminar el exceso de espacios en blanco entre las barras, etc.

Idealmente, si está tratando de administrar un proyecto pequeño o mediano, probablemente pueda encontrar una plantilla gratuita en línea. Eso puede acelerar enormemente el proceso de diseño del diagrama de Gantt.

Hojas de cálculo de Google

Lo mismo que describimos anteriormente también se puede hacer en Hojas de cálculo de Google si no tiene una suscripción a MS Office. Además del método tradicional explicado anteriormente, puede instalar la extensión Gantt Chart Generator para Google Chrome, que le permite crear automáticamente un diagrama de Gantt con un máximo de cinco niveles de tareas.

dibujar.io

Draw.io ha sido una de nuestras herramientas favoritas de diseño y dibujo de código abierto. Además de ofrecer una gran cantidad de herramientas para dibujar casi cualquier forma, también proporciona plantillas integrales. Como habrás adivinado, draw.io también es una gran herramienta para crear diagramas de Gantt. Ofrece dos plantillas completas que se pueden encontrar en la sección «Tabla» de plantillas. Por alguna razón, draw.io clasifica los diagramas de Gantt como tablas de Gantt.

A muchos directores de proyectos no les gusta dedicar mucho tiempo a dar forma a un gráfico que cambiará continuamente. Es por eso que las plantillas pueden ser una mejor opción. Y se ven resbaladizos. Seamos realistas, quien creó la plantilla pasó varias horas para crearla, y todo lo que tienes que hacer es cambiar los colores de la tabla.

Visio de Microsoft

Cuando se trata de proyectos más grandes y complejos, es más seguro y necesario utilizar herramientas visuales más profesionales como Microsoft Visio. Un diagrama de Gantt elaborado puede ayudar a mejorar la comunicación de tareas detalladas y programar detalles a varios gerentes o empleados involucrados en el proyecto.

Visio proporciona ciertas herramientas visuales que pueden ayudarlo a crear un diagrama de Gantt arrastrando y soltando los diversos elementos en la hoja del diagrama. Además, también ofrece plantillas que le permiten administrar el cronograma del proyecto a nivel de tarea. Microsoft proporciona sus propias pautas para crear un diagrama de Gantt en Visio . El único inconveniente es que Microsoft Visio no forma parte de MS Office y, por lo tanto, requiere una suscripción por separado.

Dado que tanto Visio como Excel son productos de Microsoft, es posible utilizar los datos generados en Excel para diseñar automáticamente un diagrama de Gantt en MS Visio.

Combinación de un diagrama de Gantt con una aplicación de gestión de flujo de trabajo

Un diagrama de Gantt puede ser extremadamente útil cuando se combina con una aplicación de gestión de flujo de trabajo. Puede ayudar a los gerentes de proyecto a delinear y mapear las tareas necesarias para realizar el proyecto. Una aplicación de gestión de flujo de trabajo, por otro lado, puede ayudarlo a rastrear quién está haciendo qué tarea y cuándo.

Después de todo, la gestión de proyectos es un campo muy dinámico y requiere una toma de decisiones continua. Debe ser capaz de planificar con anticipación, analizar la situación actual y tomar decisiones que estén alineadas con las metas y objetivos del proyecto.

Conclusión

Los diagramas de Gantt fueron una herramienta inventada hace más de 100 años, pero siguen siendo una de las herramientas más comunes utilizadas en la gestión de proyectos. Ya sea que sea un estudiante que intenta programar sus próximos pasos en la vida o un gerente que intenta realizar un seguimiento del progreso de un proyecto, los diagramas de Gantt pueden ser uno de sus amigos más cercanos.

Como ha visto anteriormente, son muy simples de hacer, requieren muy poco conocimiento para comprender y pueden mejorar en gran medida la programación y finalización de tareas.