Diagrama Swim Lane: ¿Qué es y cómo crear uno?

Un diagrama de Swim Lane es un diagrama de flujo de procesos que le permite distinguir visualmente deberes y responsabilidades, así como subprocesos dentro de estos procesos comerciales. El diagrama de carriles de natación apareció por primera vez en los años 60.

Como cualquier otro diagrama de flujo, visualiza un proceso de principio a fin, utilizando los carriles metafóricos de una piscina real para ubicar los pasos del mapeo de los carriles, ya sea vertical u horizontalmente.

Un swim lane se usa típicamente para proyectos que se extienden sobre varios departamentos y distingue canales de acuerdo con un conjunto específico de objetivos. Al organizar las responsabilidades en varias direcciones, puede distinguir claramente el objetivo de cada departamento y las personas dentro del equipo.

¿Quiere obtener más información sobre cómo funcionan los diagramas de carriles de natación, para qué sirven y cómo crear uno? Siga leyendo para averiguarlo…

¿Qué es un diagrama de carril de natación?

Los diagramas de Swim Lane generalmente se usan en organizaciones multidepartamentales para ilustrar modelos comerciales cooperativos entre los departamentos. Al mostrar los departamentos en un carril vertical y los objetivos en una dirección horizontal, o viceversa.

Esencialmente, cada departamento o equipo está representado por su propio carril. Puede utilizar tantos carriles como necesite para ilustrar su objetivo. Incluso puede crear bucles en diagramas, o múltiples carriles «si… entonces» o «o» en caso de diferentes resultados del objetivo propuesto.

Los diagramas de carriles también facilitan que los departamentos trabajen entre sí , ya que no solo identifican cuellos de botella sino también objetivos. Además, los diagramas de carriles de natación pueden distinguir los límites de los equipos cuando se trata de habilidades y capacidad. Permite que los departamentos sepan lo que están haciendo sus contrapartes. Lo que a su vez ayuda a evitar la colisión y la repetición del trabajo de varias figuras.

Por qué usar diagramas de carriles de natación: 5 beneficios principales

Hay varios beneficios de usar diagramas de carriles de natación, sin embargo, los siguientes se pueden aplicar a la mayoría de los modelos comerciales:

1. Aclarar procesos complejos

A medida que muchos procesos se complican y/o se vuelven menos claros debido a la densidad y complejidad de las explicaciones escritas y verbales, a veces puede resultar difícil realizar el trabajo por completo y más difícil rastrear y transmitir la información. Los diagramas de carriles proporcionan una manera fácil de transmitir esta información a través de la visualización.

A través de un mapeo correcto , puede aclarar qué entidades están involucradas, sus objetivos, con quién deben interactuar antes, durante y después de que se realiza el proceso. Los diagramas de Swim Lane ayudan a aclarar procesos complejos al identificar y organizar:

• despidos
• Relaciones entre diferentes entidades, sus pasos y resultados generales
• Responsabilidades , deberes, objetivos, resultados esperados y soluciones de las entidades
• Cuellos de botella e ineficiencias, ya que muestran el punto en el que un proceso ha sido obstruido.

Las ineficiencias y las redundancias generalmente ocurren debido a esfuerzos repetidos o desperdiciados. Esto sucede debido a su posterior incapacidad para identificar sus responsabilidades.

Esto se resuelve fácilmente, ya que la naturaleza visual de los diagramas de Swim Lane hace que sea difícil ignorarlos y que sea necesario identificar estos problemas, analizarlos y organizarlos, ya que se convierten en parte de la mejora general del proceso.

2. Mejora de la comunicación y la comprensión

Al crear diagramas Swim Lane para diferentes procesos, se vuelve más fácil para los ejecutivos y el resto de los empleados comprender mejor el proceso. Al pasar por el diagrama de Swim Lane para comprender los deberes de una entidad, también deben pasar por las responsabilidades y los subprocesos de las otras entidades y trabajadores.

Además, los diagramas de Swim Lane pueden mostrar cómo ciertos departamentos se comunican con otros departamentos. Y proporcionan una representación del entorno de trabajo interno general del lugar de trabajo.

Por ejemplo, observa que su departamento de TI está vinculado a todos los demás departamentos. Y si su departamento de TI comienza a enfrentar un cuello de botella, lo más probable es que afecte a todos los demás departamentos.

Si tiene todos los deberes y responsabilidades claramente trazados, puede anticipar posibles cuellos de botella y tomar las medidas necesarias para mejorar el rendimiento general de su organización. Esto le ahorrará recursos y mantendrá contentos a sus empleados.

Por lo tanto, los diagramas de carriles de natación abordan las cuestiones de:

• «¿Ahora que?»
• «¿Quién es el siguiente?»
• «¿Es este el resultado esperado?»

proporcionando representaciones visuales de las respuestas a estas preguntas.

3. Señala a los participantes

Como se mencionó anteriormente, un diagrama de Swim Lane generalmente incluye entre 4 y 12 entidades, desde departamentos y equipos hasta empleados específicos. A través del cuadro visual del diagrama Swim Lane, puedes identificar a los participantes y su secuencia en el proceso. También se identifican las entradas y salidas de estas entidades.

También se puede entrar en más detalles al dibujar el diagrama de Swim Lane para que identifique: empleados específicos en cada entidad responsable de detalles particulares en el subproceso, qué habilidades se necesitan o no, y las personas innecesarias involucradas. Estas habilidades e individuos innecesarios pueden ser más valiosos en otro proceso. Lo que podría resultar ser de mayor beneficio para ellos y la organización.

4. Arrojar luz a través de la flexibilidad

Una ventaja del diagrama de flujo del diagrama Swim Lane es su flexibilidad. A través de sus diversos componentes, puede mapear fácilmente procesos complejos , arrojando luz sobre varios detalles. Al mapear el diagrama de Swim Lane, puede incluir fuentes externas, datos y símbolos, junto con las órdenes de inicio, final, repetición y paso.

Además, los diagramas de carriles de natación pueden rotar, ya que se pueden dibujar tanto vertical como horizontalmente. Puede proceder a colocar la información horizontalmente en secuencias de filas y asignar los roles verticalmente en columnas, o al revés, esto no tiene ninguna implicación en el diagrama de Swim Lane. Además, puede ayudarte a crear diferentes perspectivas y enfatizar detalles y roles.

5. Fácil análisis, mejora continua

Como los diagramas de Swim Lane brindan una vista detallada de un proceso comercial, pueden ayudarlo en sus esfuerzos por mejorar continuamente el proceso. Más específicamente, puede verificar cualquier error que pueda ocurrir durante el proceso sin esperar a que finalice. Tales errores pueden ser:

• pasos perdidos,
• duplicación
• mala gestión del tiempo
• esfuerzo desperdiciado o
• roles ‘sin valor’.

Al reconocer tales problemas, puede identificar las áreas que necesitan mejoras. Y, a su vez, puede abordar los problemas de una manera mejor y más clara. Usando el diagrama de flujo, puede mapear estos problemas o reemplazarlos con mejores soluciones, lo que lleva a la identificación de riesgos y recompensas potenciales, dándose cuenta de los puntos fuertes y débiles, por ejemplo, eliminando pasos duplicados o control de calidad de subprocesamiento.

Después de descubrir las ventajas de los diagramas de Swim Lane, debemos descubrir los problemas y desventajas que puede enfrentar al crear un diagrama de Swim Lane.

Cómo crear diagramas de carriles de natación

Hasta ahora discutimos qué son los diagramas de Swim Lane, sus usos, beneficios y desventajas. Ahora, probablemente quieras saber cómo crear uno. Esta sección cubre una explicación de las entidades que deben incluirse, seguida de una guía paso a paso sobre cómo crear un diagrama de Swim Lane.

¿Qué entidades incluir en el diagrama de carriles de natación?

Antes incluso de comenzar a trabajar en el diagrama de carriles de natación, debe decidir qué entidades incluir. Estas entidades pueden ser departamentos, equipos, subgrupos, grupos focales, oficinas o incluso individuos.

Puede ser algo de una escala aún mayor: una planta, una organización subsidiaria, un cliente, etc.

Básicamente, cualquier entidad que participe en el proceso puede ser parte de un diagrama de carril de natación.

Lo importante es abordar las entidades correctas en los diagramas. Hay que asegurarse de que los incluidos en los diagramas son todas las entidades que participan en el proceso de resolución de los problemas en cuestión.

También es importante asegurarse de que no se incluyan demasiadas entidades en el diagrama. Por lo general, el número está entre 4 y 12 , ya que menos consideraría innecesario el carril de natación y más haría que el gráfico fuera demasiado caótico.

5 pasos para empezar

Paso #1: ¿Por qué está creando el diagrama Swim Lane?

Su primer paso al crear un diagrama de flujo debe ser decidir cuál es el resultado deseado del diagrama de flujo y cuáles son los resultados esperados de las próximas acciones.

Paso #2 – ¿Por dónde empiezas?

A continuación, elija un punto de partida para todo el proceso. Por lo general, esta es una decisión de una entidad de alto nivel, en su mayoría ejecutiva, pero puede diferir según el resultado deseado y la jerarquía organizacional.

Paso #3: ¿Quién debe incluirse en el diagrama de Swim Lane?

Posteriormente, debe elegir las entidades participantes para el proceso. Una vez que decida sobre sus participantes, titule los carriles de nado después de estas entidades. Es muy importante no tener demasiados o muy pocos participantes. Por lo tanto, es mejor que esta decisión la tome un grupo de personas involucradas en el proceso en lugar de uno o dos individuos.

Paso #4 – ¿Cuáles son las acciones incluidas en mi diagrama de flujo?

Uno de los pasos más importantes para crear un diagrama de carril de natación eficiente es conocer las acciones necesarias para el proceso. Después de incluir todas las entidades que participan en el diagrama de carriles, debe elegir las acciones que debe realizar para completar el proceso con éxito.

Tener demasiadas tareas desperdiciaría el tiempo y el esfuerzo de las entidades que se pueden usar de manera más eficiente. Por otro lado, tener muy pocas acciones terminaría desperdiciando tiempo y esfuerzo también, ya que conduce a resultados no deseados, si es que a algún resultado.

Paso #5: ¿En qué orden debe ir mi diagrama de Swim Lane?

Tan fácil como puede parecer este paso, es el paso más esencial de todos. Dado que crear el orden correcto de acciones llevaría a alcanzar el objetivo deseado de un diagrama de Swim Lane.

El orden suele ser cronológico, pero los diagramas de Swim Lane pueden ser más complicados, ya que el resultado puede variar en diferentes departamentos. Podría conducir a un bucle en las acciones, resultados diferentes a los previstos. Es importante que uno comprenda la complejidad del proceso deseado con su resultado deseado y mapee el diagrama de Swim Lane en consecuencia.

Cómo mapear diagramas Swim lane paso a paso

Probablemente te estés preguntando ahora, ¿cómo puedo crear uno?

En primer lugar, debe aprender las formas y los símbolos que se utilizan para crear diagramas de carriles de natación y sus significados:

Ahora, para usar estos símbolos, puede usar las siguientes guías paso a paso para ayudarlo a mapear sus carriles de natación. La primera guía lo guía a través de la creación de un diagrama de carril de natación con Microsoft Word (o G-Docs). Y el segundo le mostrará cómo mapear sus carriles de natación usando Microsoft Visio.

Microsoft Word

Aunque Microsoft Word es un software principalmente para escribir texto y documentos, se puede utilizar para otros fines. Uno de estos propósitos es crear gráficos. Los siguientes pasos le mostrarán cómo crear un diagrama básico de Swim Lane en Microsoft Word:

1.1. Preparar un nuevo documento

Es natural comenzar el proceso creando un nuevo documento de Word. Cambiar la orientación de su diseño a horizontal también le facilitará el mapeo de los carriles de natación. Le dará más espacio para trabajar.

1.2. Creando los carriles de natación

¡No sería un diagrama de Swim Lane sin los carriles de natación! Entonces, nuestro próximo paso sería crear estos carriles de natación. Comience yendo a insertar, formas, luego elija rectángulos. Arrastre la forma y cree un tamaño que le parezca adecuado para todos los procesos internos del carril de natación. Luego, cree un rectángulo más pequeño en la parte superior que definiría la entidad.

Una vez que haya terminado con el primer carril de natación, copie y pegue los otros carriles de natación según la cantidad de entidades incluidas en el proceso deseado.

1.3. Nombra el carril

Una vez que haya terminado de crear las formas de contorno del diagrama de Swim Lane, nuestro próximo paso sería etiquetar los carriles de natación. Para hacerlo, primero debe decidir las entidades participantes, luego dirigirse a la pestaña Insertar, cuadro de texto e ingresar el nombre de la entidad en cada carril.

Una de las desventajas de los documentos de Word es que sus textos no se adaptarán para encajar perfectamente en los rectángulos. Esto puede ser un problema para algunos, ya que la calidad visual se considera importante para muchos y es una de las principales ventajas de un diagrama de Swim Lane.

1.4. Mapea tu proceso

Una vez que haya terminado de etiquetar a los participantes, en su próximo paso debe intentar visualizar el diagrama de flujo. Para ello, decide los pasos y su orden. Ve a formas y elige una forma diferente para cada tipo de acción. Siendo las acciones: acciones de inicio, fin, preguntas o resultados diferentes, y acciones definitivas.

Asegúrese de conectar el diagrama de flujo a través de líneas y flechas en un orden correcto que lo haga fácil de entender para el lector y que establezca claramente la acción antes y después.

Para el último paso, puede agregar colores a su diagrama Swim Lane. Diferentes colores y flechas pueden diferir en significado. El uso adecuado puede ahorrar palabras y espacio en el diagrama de flujo, haciéndolo mejor. Por lo tanto, intente agregar algo de color a su diagrama de flujo y ¡disfrute de lo bueno!

Visio de Microsoft

Microsoft Visio es una de las aplicaciones más utilizadas para crear diagramas de flujo y diagramas de Swim Lane. Para crear un diagrama de Swim Lane, se debe crear un nuevo documento de visión y luego:

2.1. Crear el diagrama de flujo

Elija diagramas de flujo de categorías, luego elija la orientación de su diagrama de flujo, ya sea horizontal o vertical. Puede elegir lo que considere más adecuado para el propósito de su diagrama de Swim Lane. Más adelante puede cambiar la orientación del diseño desde la pestaña Diagrama de flujo de funciones cruzadas

2.2. Crear los carriles

Hay varias formas de crear diagramas de Swim Lane en Microsoft Visio:

• Haga clic en la pestaña del diagrama de flujo de funciones cruzadas y elija insertar grupo, luego haga clic en el carril de natación. Se agregará un carril de nado al final si no hay carriles de nado anteriores. De lo contrario, se agregaría después del carril de natación seleccionado.
• Apunte el marcador a la esquina superior de uno de los carriles de natación. Luego haga clic en insertar la forma de «carril» en la flecha que aparece.
• Haga clic en el encabezado de un carril de natación y elija agregar «carril» antes o después
• Arrastra una forma de carril de natación y suéltala donde quieras que esté desde las formas de diagrama de flujo de funciones cruzadas

2.3. Arreglando el texto

• Para etiquetar el carril de natación, haga clic en la forma que contiene un cuadro de texto. Luego escriba la etiqueta que necesita.
• Para reposicionar la etiqueta de un carril de natación, presione en la pestaña de inicio. Elija la  herramienta de bloque de texto , elija una etiqueta y luego arrástrela a una nueva ubicación.
• Y luego, para cambiar la orientación de una etiqueta, haga clic en la pestaña del diagrama de flujo de funciones cruzadas , luego diseñe y presione en rotar etiqueta de carril.

Ahora que entendemos cómo crear diagramas de Swim Lane, echemos un vistazo a cómo implementarlo en uno de los modelos comerciales más utilizados, Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0.

Problemas con los diagramas de Swim Lane

Detalles insuficientes

Uno de los principales problemas con los diagramas de Swim Lane es que están limitados a un proceso de una página, por lo tanto, los detalles deben comprimirse y es posible que algunos deban comprometerse mediante símbolos o eliminarse por el bien de otros detalles más cruciales. Esto se puede solucionar mediante la creación de un memorando detallado para cada entidad involucrada en un proceso.

Falta de comunicación física.

Al usar diagramas de Swim Lane para administrar procesos o proyectos, puede encontrar una falta de comunicación física entre las entidades involucradas en el proceso. Esto conduce a una falta de comunicación o falta de información sobre el proceso/proyecto actual. Este problema se puede resolver mediante el uso de un software de flujo de trabajo o a través de un software de gestión de procesos empresariales.

Falta de comunicación efectiva y comprensión de los empleados de nivel inferior

Los diagramas de Swim Lane generalmente son desarrollados por personas en posiciones más altas y se transmiten a la escala organizacional. Esto puede hacer que los gráficos sean difíciles de entender para los empleados de nivel inferior, ya que probablemente incluirán los términos ejecutivos y comerciales establecidos por los empleados orientados a los negocios.

Para resolver este problema, puede involucrar a los jefes de departamentos y equipos, que entienden las necesidades de sus empleados y que explican dichos métodos a sus empleados. Esto conduce al uso de palabras y vocabulario que están relacionados con el rol de sus departamentos, y lo hacen más claro para todos los miembros incluidos en el proceso.

Ignora la estructura organizativa

Cada organización tiene su propia estructura organizativa que sigue el flujo de trabajo. Sin embargo, los diagramas de Swim Lane tienden a ignorar esta estructura y siguen una diferente que se ajusta a los objetivos del proyecto específico previsto en proceso.

Por lo tanto, es difícil establecer un diagrama de Swim Lane que mantenga la misma estructura y jerarquía entre las entidades de la organización. Tal problema se puede solucionar con un software de flujo de trabajo para adaptarse a diferentes planes.

Carece de profundidad

Los diagramas de Swim Lane son bidimensionales. Por lo tanto, carecen de la profundidad para abarcar completamente los cinco niveles de una organización:

• sistema
• proceso
• empresa
• Tareas
• y el conocimiento

Aunque a veces, los diagramas de Swim Lane tienen en cuenta el sistema y la empresa, en su mayoría se centran en la tarea y el proceso, por lo general sin tener en cuenta el conocimiento por completo.

Diagramas de Swim Lane y modelo de proceso comercial y notación 2.0

BPMN es una representación gráfica para facilitar el proceso comercial a través de un modelo de proceso comercial. Se utiliza como un estándar que proporciona una notación gráfica a los procesos de negocio basada en diagramas de flujo, una técnica muy similar al  Lenguaje Unificado de Modelado (UML).

Los diagramas de Swim Lane son una parte esencial de BPMN 2.0. Pueden incluir todos los elementos BPMN 2.0 para un proceso de negocio. Estos elementos consisten en diagramas gráficos simples para usuarios y desarrolladores.

Las piscinas y los carriles hacen que BPMN sea más fácil para los usuarios a través del mapeo gráfico. Por otro lado, también ayuda a los desarrolladores a crear diagramas de flujo y diagramas más eficientes a través de artefactos, como objetos de datos, grupos y anotaciones.

Resumen y Conclusiones

El diagrama Swim Lane es una de las herramientas más esenciales en la gestión del flujo empresarial y la gestión de procesos empresariales. Aunque los beneficios son loables, sin embargo, todavía tiene algunas desventajas menores.

Además, es un diagrama de flujo fácil de mapear, entender y desarrollar. Puede crearlo a través de varias aplicaciones que se usan a diario (como Microsoft Word). Y puedes aplicarlo a diferentes procesos y flujos de trabajo, dependiendo del objetivo deseado. Descubrirá que su negocio funciona mejor una vez que pueda adaptarse a dicho cambio en la organización, ya que agrega flexibilidad y se enfoca en un objetivo a la vez.

La creación, la visualización, la implementación y el seguimiento de flujos de trabajo con diagramas de carriles de natación se pueden simplificar con un software de flujo de trabajo