Todo lo que necesitas saber sobre PERT en la gestión de proyectos

Trabajar en la gestión de proyectos significa saber todo acerca de varios acrónimos importantes y PERT es otro que debe poder comprender y juzgar si es apropiado para su uso en sus proyectos. PERT significa Técnica de Evaluación y Revisión de Programas, y es una herramienta estadística creada para analizar las tareas que componen un proyecto.

PERT en la gestión de proyectos a menudo se compara con el método Critical Path , que tiene como objetivo cumplir un propósito similar de analizar y representar las tareas del proyecto en un gráfico visual, similar a un gráfico GANTT. Ambos métodos se crearon en la década de 1950 (mientras que el diagrama de GANTT se remonta a la década de 1910) y se han convertido en la piedra angular de la gestión de proyectos en las décadas posteriores.

Willard Fazar, jefe de la Rama de Evaluación de Programas de la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de los EE. UU. , que creó PERT, lo resumió diciendo: “A través de una computadora electrónica, la técnica PERT procesa datos que representan los principales logros finitos (eventos) esenciales para lograr objetivos finales; la interdependencia de esos eventos; y estimaciones de tiempo y rango de tiempo necesario para completar cada actividad entre dos eventos sucesivos.

La técnica es una herramienta de control de gestión que dimensiona las perspectivas de cumplimiento de objetivos a tiempo; destaca las señales de peligro que requieren decisiones de gestión; revela y define tanto la metodicidad como la holgura en el plan de flujo o la red de actividades secuenciales que deben realizarse para cumplir los objetivos; compara las expectativas actuales con las fechas de finalización programadas y calcula la probabilidad de cumplir con las fechas programadas; y simula los efectos de las opciones de decisión, antes de la decisión”.

¿Qué es un gráfico PERT?

El gráfico es fundamental para la forma en que utiliza PERT, que representa los eventos y los hitos dentro del proyecto de manera visual. Los eventos dentro del proceso se identifican a través de nodos (estos pueden ser círculos o rectángulos) y están vinculados entre sí por líneas y flechas llamadas vectores, y son los vectores los que determinan el orden en el que deben ocurrir los eventos.

Cuando los vectores divergen de un nodo, eso puede mostrar eventos que deben ocurrir simultáneamente, mientras que los vectores de línea punteada significan eventos que se realizan en secuencia pero que no requieren recursos.

El siguiente es un ejemplo de un gráfico PERT en el contexto del desarrollo de software:

¿Cómo se usa PERT en la gestión de proyectos?

PERT se creó para descubrir el tiempo necesario para completar cada tarea necesaria para el proyecto y, por lo tanto, el tiempo mínimo requerido para completar todo. Es posible crear el gráfico sin conocer todos los detalles clave, ya que se centra en los eventos en lugar de orientarse en torno al inicio y la finalización, a diferencia de muchos otros planes de proyectos.

Comprender la terminología

PERT viene con varios términos que debe comprender para poder utilizarlo correctamente:

• Evento PERT : el inicio o el final de una actividad
• Evento predecesor o sucesor : eventos que preceden o suceden inmediatamente a otro evento. Todos los eventos deben completarse en secuencia.
• Actividad PERT : la realización de una tarea, registrada por el tiempo necesario para hacerlo y los recursos necesarios.
• Subactividad PERT : el desglose de actividades dentro de una actividad
• Tiempo optimista : como sugiere el nombre, el tiempo mínimo requerido para completar una actividad
• Tiempo pesimista – Y viceversa
• Tiempo más probable : esta es la mejor suposición, que se encuentra en algún lugar en el medio de las dos estimaciones anteriores, según los datos disponibles, pero sin tener en cuenta los problemas potenciales.
• Tiempo esperado : y esta es la suposición basada en la posibilidad de problemas
• Slack : el exceso de tiempo disponible para una actividad en la que las cosas pueden demorar más de lo planeado sin causar demoras.
• Ruta crítica : la ruta más larga posible de principio a fin, que representa el tiempo total asignado, por lo que cualquier retraso más allá de esto significará que el proyecto se ha retrasado.

Pert paso a paso

• Paso 1: enumere todas las actividades requeridas: para cada actividad que se requiere para completar el proyecto, debe estimar el tiempo que tomará (estimación optimista y estimación pesimista también) y si se puede realizar en paralelo con otras o hecho secuencialmente. También deberá asignarle una fecha de inicio lo más temprana posible para ayudarlo a planificar la línea de tiempo.
• Paso 2: Dibuje el gráfico: ahora es el momento de crear el diagrama de red que usará como gráfico PERT (también puede usar un gráfico GANTT como recurso adicional), ya sea creándolo a mano o mediante software. Los elementos más comunes utilizados en un diagrama PERT son:
  • Actividad
  • Duración
  • hora de inicio temprano
  • Hora de finalización anticipada
  • Hora de inicio tardío
  • Hora de finalización tardía
  • Flojo
  • Camino critico

Ventajas y desventajas de PERT

Ya hemos establecido que PERT tiene similitudes con algunas otras herramientas que puede usar en la gestión de proyectos, pero ¿cuáles son las ventajas y desventajas de seleccionarlo sobre las alternativas?

Ventajas de PERT

• Permite definir y visualizar dependencias entre los elementos en el desglose de la obra.
• Le permite identificar el inicio temprano, el inicio tardío y la holgura para cada actividad en el plan del proyecto
• También puede ofrecer una probabilidad de predicción para una fecha de finalización anticipada
• Visualizar los datos facilita la toma de decisiones en lugar de sentirse abrumado por ellos.
• Ayuda a identificar la ruta crítica en el plan del proyecto.
• El uso de PERT en la gestión de proyectos puede ayudar a acelerar los proyectos a través de una mejor toma de decisiones y una planificación más eficiente de las actividades, finalizando así el proyecto antes de lo previsto.
• Facilita la gestión de los datos y la toma de decisiones en múltiples departamentos.
• Facilita la creación de un análisis What If a través de diferentes permutaciones y puede utilizarse como base para una estrategia de Mejora Continua .

Contras de PERT

• No es fácilmente escalable y es menos útil para proyectos más pequeños.
• Imprimir los gráficos puede ser un desafío debido a su tamaño y complejidad.
• La complejidad también puede dificultar el análisis de los hallazgos una vez que un proyecto ha crecido significativamente en tamaño.
• El uso de PERT en la gestión de proyectos es menos útil para medir el progreso que un diagrama de GANTT
• La subjetividad puede hacer que los datos que se capturan sean menos fiables
• Recopilar los datos y armar el gráfico puede ser una solución que requiere mucho tiempo, por lo que debe estar seguro de que será útil antes de embarcarse en ella.
• Los proyectos más complicados que involucran múltiples proveedores y actividades pueden hacer que sea imposible predecir cada eventualidad, lo que hace que el gráfico PERT se vuelva inexacto

Conclusión: uso de PERT en la gestión de proyectos

PERT puede haber sido creado por la Marina de los EE. UU. como parte de un proyecto de submarino nuclear, pero se ha vuelto ampliamente utilizado en todas las industrias donde se requiere la gestión de proyectos, como explicó Maribeth Brennan en 1968: “Desde entonces, se ha utilizado ampliamente. no solo por la industria aeroespacial sino también en muchas situaciones en las que la gerencia desea lograr un objetivo o completar una tarea dentro de un tiempo y costo programados; se hizo popular cuando se concibió el algoritmo para calcular una ruta de valor máximo”.

Hoy en día, a menudo se utiliza mejor como parte de un conjunto de herramientas de software de gestión y colaboración de proyectos , como los diagramas de GANTT, por ejemplo. Esto ayuda a superar algunas de las desventajas mencionadas en este artículo, asegurando un enfoque amplio y sólido para administrar el proyecto y estimar el tiempo de finalización.