¿Qué es la gestión de proyectos?
Cada vez que logres un objetivo, generalmente es mediante la implementación de algún tipo de proyecto. El desarrollo de nuevo software, la construcción de un edificio y el diseño de un nuevo sitio web son ejemplos de proyectos.
Un proyecto es simplemente una actividad que dura un tiempo finito. Fue creado con un objetivo específico en mente y tiene una fecha de inicio y una fecha de finalización. Y la gestión de proyectos es simplemente la planificación activa y el seguimiento de estas actividades.
Nuestro objetivo es aprovechar lo que ya existe en el campo en términos de socios, pero luego contratar la capacidad de gestión de proyectos y un poco de capacidad técnica.
Kevin Rollins
Por lo general, un proyecto lo realizará un equipo de personas que normalmente no trabajarán juntas. A menudo, se formará un equipo con personas de diferentes organizaciones y ubicaciones.
El equipo debe trabajar en conjunto no solo para cumplir los objetivos del proyecto, sino que también debe administrar una variedad de variables externas.
Estas variables serán cosas como mantenerse dentro del presupuesto, entregar los resultados a tiempo y aprender e implementar herramientas con las que no estén familiarizados.
Esencialmente, la gestión del proyecto implica integrar el conocimiento y las herramientas necesarias para cumplir con los requisitos del proyecto.
La historia de la gestión de proyectos
La historia de la gestión de proyectos realmente comienza a finales del siglo XIX con el ferrocarril transcontinental. Este proyecto comenzó en la década de 1860 y fue una gran empresa que requirió el esfuerzo de miles de personas y un sinnúmero de materiales. Llevó seis años construirlo y fue el primer ferrocarril en conectar las costas del Atlántico y el Pacífico.
A principios del siglo XX, Frederick Taylor introdujo la idea de administrar la jornada laboral de los empleados. Esta fue una idea completamente nueva porque, en lugar de simplemente pedirles a los empleados que trabajen más duro, Taylor comenzó a descubrir estrategias para ayudarlos a ser más eficientes. Henry Gantt, que era el asociado de Taylor, sugirió usar gráficos para monitorear cuando se terminaron ciertas tareas.
Esto llevó a que la gestión de proyectos se convirtiera en su propia disciplina en el lugar de trabajo y estas ideas se difundieron rápidamente en diferentes industrias. Los detalles específicos han cambiado con el tiempo, pero la filosofía general se ha mantenido igual. Y esa filosofía es que para tener éxito, muchas personas diferentes dentro de una empresa deben trabajar juntas.
Responsabilidades de un Gerente de Proyecto
Cuando se reúne un equipo para abordar un proyecto específico, generalmente se llevará a una de las dos personas especializadas para liderar el proyecto. Estas personas son conocidas como gerentes de proyecto y son responsables de planificar, supervisar y ejecutar un proyecto exitoso.
Los gerentes de proyecto pueden usar una variedad de enfoques para ejecutar el proyecto dependiendo de las necesidades de la organización. Los gerentes de proyecto son responsables de recopilar la información necesaria para comenzar el proyecto, que se conoce como el alcance del proyecto. Este es simplemente el trabajo que se necesita para entregar el producto terminado.
Sus roles requerirán muchas responsabilidades diferentes, incluyendo:
- Planificación y definición del alcance del proyecto
- Descubrir qué recursos necesitará el proyecto
- Estimando cuánto tiempo tomará el proyecto
- Averiguar un presupuesto razonable
- Proceso de documentación
- Gestionar cualquier problema que surja
- Liderando y comunicando efectivamente con el equipo
- Trabajando con vendedores
- Controlando la calidad
Un gerente de proyecto efectivo es alguien que tiene buenas habilidades de comunicación y negociación. Esto se debe a que un equipo de administración de proyectos generalmente está formado por empleados que no están acostumbrados a trabajar juntos. Un gerente de proyecto también tendrá que trabajar con múltiples partes interesadas que también tienen un interés personal en el proyecto.
Un buen project manager es alguien que es analítico y se relaciona bien con otras personas. Puede manejar las complejidades de cada tarea sin perder de vista el panorama general. Este artículo en el Harvard Business Review señala que una de las cosas más importantes que los gerentes de proyecto deben preguntarse es: «¿Me estoy centrando en los detalles correctos? Ser capaz de cumplir con los hitos es importante, pero no cuando se trata del hito equivocado.
Las 5 fases de la gestión de proyectos
Hay muchas partes móviles involucradas en un proyecto, por lo que su gestión generalmente implica muchos pasos. La terminología puede variar según la organización, pero en general, esto implica cinco pasos básicos.
Estos pasos son los siguientes: definir los objetivos del proyecto; planificar qué pasos se deben tomar para alcanzar esos objetivos; averiguar qué tipo de recursos serán necesarios; la supervisión de la ejecución de la obra; Y finalmente, entregando el producto terminado.
Echemos un vistazo más a fondo a las cinco fases de la gestión de proyectos:
- Definición
En la primera fase, el gerente del proyecto definirá cuál es el problema real y qué implicará el proyecto. El gerente del proyecto generalmente trabajará en estrecha colaboración con la administración superior y otras partes interesadas para crear una lista de entregables del proyecto.
Esto puede parecer un proceso simple, pero si se resuelve en el problema incorrecto, su proyecto será una pérdida de tiempo y dinero.
- Planificación
Durante esta fase, el gerente del proyecto enumerará las tareas necesarias, el tiempo que debe tomar cada una y cómo cada tarea apoya el resultado deseado. Esta es también una oportunidad para que el gerente de proyecto establezca hitos para cada tarea. Si una tarea se retrasa incluso un par de días, esto creará un efecto dominó e impactará también en muchas otras tareas.
El gerente del proyecto también analizará aspectos como el presupuesto asignado, los desafíos con la programación y cualquier otro riesgo potencial involucrado.
- Ejecución
Durante la ejecución, el gerente del proyecto ahora formará un equipo y asignará las diversas tareas a los miembros del equipo. Ahora puede comenzar el verdadero trabajo del proyecto.
- Controlar
El gerente del proyecto debe evaluar continuamente dónde está el equipo para completar cada tarea. Esto les ayuda a tener una visión general de cómo está progresando el proyecto. Un workflow puede ser útil para facilitar esta parte del proceso.
- Cierre
En la fase final, el gerente del proyecto, las partes interesadas y el equipo evaluarán el resultado final e implementarán el proyecto. Esta parte es a menudo la más satisfactoria y también la más frustrante; el trabajo finalmente está terminado pero los detalles de la implementación pueden ser tediosos y abrumadores.
Conclusión
La gestión de proyectos implica tomar un proyecto complejo e intensivo en tiempo y dividirlo en tareas más pequeñas y manejables. Un proyecto exitoso es aquel que cumple con el resultado deseado y se completa a tiempo y se mantiene dentro del presupuesto.
En teoría, la administración de proyectos puede parecer simple, pero es increíblemente desafiante administrar los diferentes elementos de un proyecto. La gestión puede abrirse camino por alcance, los miembros del equipo pueden no poseer todas las habilidades necesarias o los plazos pueden ser poco realistas e incontrolables.
El gerente del proyecto siempre debe tratar de ser consciente de estos desafíos para poder enfrentarlos de manera apropiada a medida que surjan. Y, en general, los beneficios de la gestión de proyectos casi siempre superarán cualquier dificultad.
El software de flujo de trabajo puede ser extremadamente útil para administrar el alcance y la ejecución de su proyecto. Esto asegurará que todos los integrantes del equipo tengan una comprensión clara de sus roles y que su proyecto tenga una mayor probabilidad de éxito.