8 características para buscar
Si bien las herramientas de generación de informes se han convertido en una parte fundamental de la toma de decisiones comerciales, es posible que no las haya utilizado hasta ahora. Estas aplicaciones pueden proporcionar informes sobre cualquier consulta o tema preferido.
Dado que los requisitos organizativos y las características de las herramientas pueden variar, debe elegir su software con cuidado. En este artículo, puede aprender sobre las herramientas de informes y cómo seleccionar la herramienta perfecta para su equipo u organización.
Como sugiere el nombre, las herramientas de generación de informes brindan informes a las organizaciones mediante el análisis y la estructuración de los datos necesarios de diversas fuentes. Estas herramientas ayudan a los equipos y organizaciones a tomar decisiones basadas en datos al presentar toda la información en un solo lugar. Como resultado, puede encontrar rápidamente los datos que necesita.
Con estas herramientas, los equipos no necesitan recopilar datos manualmente. En cambio, pueden invertir ese tiempo en algo más productivo. Dependiendo del tipo de organización, las herramientas de informes pueden generar varios informes, como informe de ventas, informe de desempeño de tareas, informe de presupuesto, informe de eficiencia del personal, etc. Los usuarios también pueden personalizar los informes comerciales en función de las consultas específicas que tengan.
Elegir la herramienta adecuada a menudo es difícil, ya que existen muchas aplicaciones de informes en el mercado. Estas son las características principales que debe tener una herramienta de informes:
1. Visualización de datos
Los informes generados por una herramienta de informes deben poder proporcionar una descripción general rápida. Una herramienta de informes debe tener varios tipos de visualizaciones de datos.
Los clientes y los equipos pueden tener diferentes demandas sobre cómo quieren ver sus datos. Por lo tanto, cuanta más variedad de visualización tenga una herramienta de informes, mejor.
Algunos métodos de visualización de datos son gráficos circulares, gráficos de sectores, gráficos de línea de tiempo, gráficos de líneas, mapas de datos, diagramas de dispersión, diagramas de Venn, etc. Cuando tenga una variedad de vistas disponibles en la herramienta de informes, puede elegir la que mejor se adapte a sus necesidades y nivel de comodidad.
2. Arrastra y suelta el informe
Si utiliza una herramienta para crear un informe, debería poder agregar componentes sin ninguna dificultad. La funcionalidad de arrastrar y soltar se ha convertido en una herramienta imprescindible para cualquier herramienta de informes sofisticada. Esta función permitirá que cualquier persona agregue datos, plantillas de visualización o cualquier otro elemento a un tablero.
Sus compañeros de equipo ni siquiera necesitarán capacitación en la creación de informes si pueden arrastrar y soltar elementos en el tablero. Dado que el tablero contiene todo lo que desea, completar un informe es muy fácil.
3. Paneles de información interactivos
No hay alternativa a un panel interactivo e intuitivo de una herramienta de informes. Es donde las herramientas de informes muestran sus datos. Su aplicación debe ser interactiva para encontrar los datos que desea utilizando diferentes opciones de filtro.
Al mismo tiempo, esta función ayuda a visualizar datos desde diferentes perspectivas. También ayuda a proporcionar datos comerciales transparentes y compactos en el informe, esencial para tomar decisiones bien informadas.
4. Informes estáticos
Los informes estáticos se refieren a informes que incluyen datos de un momento específico. Este informe muestra información de un período predeterminado para guiarlo a tomar la decisión correcta. Al elegir una herramienta de informes, debe asegurarse de que pueda proporcionar un informe estático.
Necesitará este informe para analizar el desempeño de los empleados durante un mes o el progreso de un proyecto. Si bien un buen software de generación de informes debería tener una capacidad de generación de informes estática, ese no debería ser el único factor en el que debería centrarse. También debe poder proporcionar informes en tiempo real.
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5. Informes en directo
Cualquier informe que cree con una herramienta de informes sin especificarlo como estático es un informe en tiempo real. Un informe en tiempo real proporciona la información más actualizada esencial para tomar decisiones actualizadas y relevantes. Su herramienta de informes también debe poder generar informes en tiempo real.
Los datos precisos le aseguran tomar decisiones comerciales acertadas. Al poder acceder a datos en tiempo real, cada miembro del equipo estará en la misma página. Además de ayudarlo a evaluar las estadísticas y el rendimiento, este informe también reduce las demoras en el flujo de trabajo.
Obtenga una herramienta de informes que puede brindarle informes en vivo sobre cualquier tema para optimizar los objetivos de su equipo y elaborar estrategias para el futuro.
6. Apoyo a la integración
No existe una herramienta única en el mundo que pueda cumplir con todos los requisitos de una organización. En consecuencia, las organizaciones empresariales modernas necesitan un ecosistema conectado de múltiples aplicaciones para completar de manera eficiente todas las tareas. Al integrar varias herramientas, puede mantenerlas sincronizadas.
Su herramienta de informes también debería ofrecer una función de integración con varias otras aplicaciones. La integración hará que la recopilación y el análisis de datos sean automatizados y sin complicaciones.
Antes de seleccionar una aplicación de informes para su equipo, consulte la lista de aplicaciones compatibles para la integración. Continúe solo si la lista contiene todas las aplicaciones principales que usa. Una buena herramienta de informes también debería ofrecer integración de correo electrónico y permitirle compartir el informe con otras personas por correo electrónico.
7. Flexibilidad para personalizaciones
Nadie quiere ver el informe en el mismo formato en todas las reuniones. Siempre puede agregar un toque de creatividad e innovación a sus informes personalizándolos.
La herramienta de informes que elija debe proporcionarle total flexibilidad para modificarla. Debería poder cambiar colores, tablas, diseños y otros elementos para adaptarlos a su marca. Al generar un informe para su cliente, personalizarlo en función de la imagen de su marca aumentará su valor para ellos.
8. Plantillas listas para usar
Crear un informe desde cero puede resultar complicado, especialmente cuando hay falta de tiempo. En tales situaciones, una plantilla de informe debería ser útil. Si su herramienta de informes tiene plantillas integradas para múltiples propósitos, puede elegir fácilmente una y comenzar a usarla.
Hacer un informe puede llevar mucho tiempo y esfuerzo. Puede guardar ambos usando las plantillas. Todo lo que tiene que hacer es seleccionar una plantilla y vincularla al recurso de datos. La herramienta colocará los datos en el lugar correcto y su informe estará listo en poco tiempo.
Elegir la herramienta de informes adecuada para su equipo es la clave para una toma de decisiones rápida y correcta. Ahora que sabe qué características debe tener una herramienta de informes, elija su software sabiamente.
Con estas aplicaciones, siempre puede analizar y administrar la productividad de su equipo. Las herramientas de informes son la pila de tecnología crucial para cualquier proyecto, ya sea que su equipo trabaje localmente o desde ubicaciones remotas.