Manual de Funciones
Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con el fin de delimitarlas responsabilidades y las funciones de los empleados de una compañía.
El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización.
De esta manera, se evitan funciones y responsabilidades compartidas o duplicadas que no solo redunda en pérdidas de tiempo sino también en la dilución de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor aun de una misma sección.
Aunque el manual de funciones es bastante conocido, es evidente que por si solo no tiene una aplicación práctica en una empresa sino se combina con una serie de elementos fundamentales que hacen de su implementación un proceso exitoso.
Los elementos que complementan un manual de funciones para proceder a su implementación son los siguientes:
- Manual de funciones y responsabilidades
- Manual de procedimientos y diligencia de formatos
- Estructura orgánica de la Empresa
- Manual de normas administrativas
- Delineamientos o directrices de contratación de Personal
- Reglamento laboral
Aunque no se ha mencionado, es apenas obvio que para implementar con éxito todos documentos en la realidad de la empresa, se requiere de un compromiso y un apoyo racional en todos los niveles de la organización.
Es de recordar que no solo se requiere introducir en el proceso a todos los empleados de bajo nivel sino también a los empleados de mas alto rango, llámese gerentes, jefes de departamento, dueños, o accionistas administradores.
Todos deben ser consientes de la importancia de estos documentos y también lo deben aplicar sin restricción alguna como miembros activos de la compañía. De no ser así, no vale la pena poner esfuerzos en un tema que de antemano no va a tener éxito
Como implementar un manual de funciones
Este corresponde a un documento que se divide en los siguientes aspectos
Descripción básica del cargo
El formato se encabeza describiendo el nombre del cargo, dependencia a la que pertenece y elcargo de su jefe inmediato.
Objetivo estratégico del cargo
Este ítem se refiere al la actividad genérica que define el grupo de funciones, actividades y responsabilidades por lo cual se hace necesario la existencia de dicho cargo en la estructura de la empresa. En este punto se debe recalcar que la definición del objetivo debe ser concreta y que globalice en pocas palabras el grupo de funciones y responsabilidades del cargo.
Funciones básicas
En este numeral se deben incluir brevemente cada una de las funciones y responsabilidades básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia del cargo. Se debe tener en cuenta que en la descripción de las funciones básicas no se debe entrar en los detalles de “el como hacer para cumplir con las funciones”, ya que este es un tema tratado al detalle en el manual de procedimientos y formatos.
Es importante describir las funciones y las responsabilidades de forma tal que el jefe de dicho empleado pueda tener una forma objetiva de medir el grado de cumplimiento de cada una de las funciones básicas al momento de la evaluación periódica del trabajador. Esto con el fin de que al entregarle sus funciones al empleado, podamos tener un método sencillo de control de gestión sobre el cargo, ya que al final de cada período al empleado se le pueda evaluar su desempeño lo mas objetivamente posible.
Cuando las funciones se describen de una manera genérica, se termina describiendo los deseos idealistas del jefe del empleado, generando una incertidumbre en la interpretación de las funciones que finalmente se puede reflejar en evaluaciones subjetivas del empleado.
Si un grupo de funciones y responsabilidades descritas para un empleado están bien redactadas y ajustadas a la realidad, la autoevaluación del empleado debe coincidir con la evaluación del jefe o al menos estar muy cercana.
Con esto se debe concluir que la descripción de las funciones y responsabilidades deben ser una herramienta que ayude también a los jefes a realizar una evaluación adecuada y objetiva que no tenga nada que ver prejuicios personales.
Es muy importante incluir dentro de la lista responsabilidades, el nivel de autorización y responsabilidad presupuestal de su cargo, si lo tiene.
No deben quedar dudas para el empleado hasta donde llega su responsabilidad y su autonomía tanto presupuestal como administrativa.
Personal relacionado con el cargo
En este ítem se parte de la ubicación del cargo dentro del organigrama de la empresa para determinar con que empleados o secciones debe interactuar para dar cumplimiento a sus funciones y responsabilidades asignadas.
Esta parte del formato también le permite al trabajador conocer la compañía y le da un panorama global del movimiento de la empresa entre sus diferentes secciones.
Perfil del Cargo
En este punto de la descripción del cargo, se refiere a cual sería el perfil óptimo o ideal del empleado que debe ocupar un cargo. Se debe aclarar con respecto a la descripción del perfil de cargo que este se requiere para pode realizar una adecuada selección de personal.
Si bien es cierto que es muy difícil encontrar un empleado que cumpla a en todos los aspectos del perfil óptimo establecido para un cargo, esto si nos puede servir de base para seleccionar el aspirante mas adecuado en el proceso de selección.
Adicionalmente, después de conseguir el empleado mas adecuado para el cargo, al cruzar el perfil óptimo establecido con las características del empleado contratado (relación hombre – cargo), se puede organizar el programa de desarrollo individual, en miras de terminar de adecuar al empleado con su puesto.
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