Manual de normas y procedimientos
A pesar de la importancia de la salud financiera de una empresa, también se debe reconocer la importancia que tiene en la organización de una empresa tener al día una serie de documentos que enmarcan las actividades diarias de la compañía en sus procesos productivos.
Estos documentos tienen diferentes nombres e incluso algunos son reunidos en uno solo.
Tales documentos reúnen normas internas, procedimientos, reglamentos, directrices y formatos de los que todos los empleados deben tener conocimiento, y permiten que una compañía pueda evolucionar independientemente de que sus dueños o accionistas principales estén encima de la compañía permanentemente.
Con la implementación de un manual de normas y procedimientos dotamos a la organización de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los empleados, sólo se requiere hacer un control de gestión básico para hacerle el seguimiento a una compañía e ir haciendo los correspondientes correctivos para que los normales procesos producción de la compañía no se detengan y toda la empresa se mantenga en sintonía.
Se debe ser consiente que lo mas difícil no solo es montar una empresa en una franja del mercado en momento oportuno, sino también mantenerla en el mercado y que trascienda en el tiempo. Esto último es una ardua tarea y que requiere el mayor de todos los esfuerzos de la organización.
Para mantener una empresa ya constituida en un mercado que aparentemente puede ser a largo plazo,se debe preparar para que esta pueda ser autónoma y que toda la organización se pueda acostumbrar a los continuos cambios que se le avecinen.
El presente documento incluye una breve explicación de la aplicación de los diferentes manuales de normas y procedimientos, documentos y formatos requeridos para la organización adecuada de una empresa, lo cual pudiera presentar una base para la preparación de algunos de ellos.
Durante la redacción de este documento haremos algunas reflexiones y recomendaciones, fruto de experiencias en empresas productivas de origen estatal y de capital privado, como también de estudios en la materia, pero no pretende de ninguna manera describir un único método para unos problemas ya bien conocidos en la industria como son las constantes esperas para la aprobación de compras, contratos, negociaciones, la lenta circulación de la información, interminables reuniones o ausencia de las mismas, bajo diálogo interno,desconocimiento de actividades importantes al interior de la empresa, baja integración entre secciones, escaso trabajo en equipo, rivalidades entre empleados y secciones, y tantas otras distorsiones que terminan en pérdidas de tiempo y desaprovechamiento de oportunidades.
Beneficios de la un manual de normas y procedimientos
Estas reflexiones sólo buscan recalcar la importancia de la implementación de dichos documentos, procedimientos y normas que en últimas se ve reflejado en:
- la reducción del tiempo ocioso,
- optimización de los procesos administrativos,
- mejorar la interacción entre los diferentes equipos de trabajo de la empresa,
- obteniendo finalmente una reducción de costos,
- mejora de la capacidad de reacción de la empresa ante el mercado,
- una estructura organizacional mas ágil,
- entre otros tantos beneficios mas.
Si bien es cierto que la redacción y la implementación de un manual de normas y procedimientos consume mucho tiempo y dinero, también se debe reconocer que se hace imperativo en una empresa que se encuentre en crecimiento y que ya lleva un trayecto recorrido en el tiempo como para tener su reconocimiento en el medio.
En muchas ocasiones los costos de la organización de la empresa finalmente se ven compensados en el balance cuando los tiempos se disminuyen, los procesos se simplifican, la organización tiene una capacidad de reacción a todo nivel mas rápida, la información es mas ágil y llega mas rápido al que la debe emplear, etc.
